L’annonce a fait l’effet d’une bombe : la facture électronique va devenir obligatoire en B2B en France à partir de 2024 ! Dans les faits, cette annonce n’a pas franchement secoué les entreprises françaises. Initialement prévue pour 2023, elle a d’ailleurs été décalée à 2024 pour laisser le temps aux entreprises de prendre la mesure du changement.

Aujourd’hui, encore 80% des factures circulent en format papier. Ce qui entraîne beaucoup de traitements manuels, d’erreurs, de retards de paiements, etc. C’est en partie pour résoudre ces problèmes que l’Etat a pris cette décision.

Cette évolution, qui doit apporter des bénéfices d’efficacité administrative aux entreprises, va bouleverser les pratiques. Un changement qui doit permettre de réduire les temps de traitement des factures, donc les délais de paiement et, in fine, d’offrir aux entreprises une meilleure visibilité sur les encours et les paiements à venir pour mieux piloter leur trésorerie.

Il est donc important de bien s’y préparer, pour passer le cap sereinement. Faisons le point sur ce qui attend les entreprises pour 2024 !

Gestion des factures en France : état des lieux

15 €, c’est le coût de traitement d’une facture papier (d’après une étude du cabinet Ernst & Young). Un coût qui est attribué en grande partie à du temps humain, lié aux nombreuses étapes manuelles dans le traitement. Tri, saisie, impression, validation, stockage, pertes de documents, correction, archivage, etc. Si ces coûts sont cachés pour l’entreprise, ils n’en demeurent pas moins une charge importante.

Une étude réalisée par le FNFE (Forum national de la facture électronique) à l’été 2020 a mis en lumière l’état des pratiques en France. 

Globalement, le marché est encore très largement dominé par le papier. Pour les entreprises qui ont entamé un processus de dématérialisation, la grande majorité repose sur des factures en format PDF. Une entreprise sur deux reçoit d’ailleurs plus de 20% de ses factures en PDF.

Enfin, pour ce qui est des factures électroniques en format « structuré » (lisibles automatiquement par les logiciels et qui seront la norme à partir de 2024), 80% des entreprises reçoivent moins de 20% des factures dans ce format. Autant dire qu’il est très peu répandu.

Bref, s’il faut retenir une leçon de cette étude la voici : le marché français est fractionné. La grande majorité des factures est encore traitée en papier et, quand elles sont dématérialisées, le format PDF est dominant. Le plus souvent, ces différents formats cohabitent et il est rare que les entreprises reçoivent 100% des factures par le même canal, ce qui vient compliquer le traitement.

Vers un avenir 100% facture électronique

Comme nous l’avons dit, ces pratiques vont changer ! La loi de finances 2020 le dit en ces termes : entre 2024 et 2026, tous les échanges de factures entre assujettis à la TVA en France devront se faire sous forme électronique. Mais avant d’attaquer le vif du sujet, revenons d’abord à la base… 

Rappel : Qu’est-ce qu’une facture électronique ?

Une facture est considérée comme électronique par l’administration fiscale si et seulement si le processus est dématérialisé de bout en bout. Elle doit donc n’avoir jamais été imprimée. Voici ce qui est dit en substance dans l’article 289 du Code général des impôts.

Cette définition de la facture électronique, qui est plus axée sur le processus que sur des formats particuliers de factures, ouvre la porte à différents types de pratiques. Comme cela a d’ailleurs été souligné par l’étude du FNFE. Voici donc les formats de factures électroniques les plus répandus :

  • La facture PDF
  • La facture “structurée” : comme mentionné plus haut, il s’agit d’un format informatique, lisible automatiquement par les logiciels de gestion. Il s’agit le plus souvent de formats XML ou EDIFact, qui permettent d’automatiser complètement les tâches de saisie.
  • La facture mixte : il s’agit d’un “mélange” des deux formats précédents. La facture est présentée dans un format lisible par l’Homme, qui ressemble à un PDF, mais contient également des données structurées pour les logiciels.

Ce qui va changer à partir de 2024 :

Si aujourd’hui le format le plus répandu en dématérialisation est le PDF, cela va bientôt changer. En effet, dans le cadre de l’évolution réglementaire à venir, l’Administration a deux objectifs principaux : réduire la charge administrative des entreprises et lutter contre la fraude à la TVA.

Grâce à la facture électronique, le Gouvernement espère donc affiner ses outils de contrôle et permettre aux entreprises d’automatiser le plus grand nombre de tâches possibles. Vous l’avez compris, cela passe par des formats de factures structurés ou mixtes. 

C’est donc la fin annoncée du format PDF, qui nécessite quoiqu’il arrive des étapes de validation humaine. Même dans le cas où un outil de LAD (lecture automatique de document) permet de pré-reconnaître des informations. 

Pour permettre aux entreprises de s’adapter, le calendrier prévu pour cette évolution est divisé en deux étapes. Initialement prévu pour 2023, le Conseil des ministres du 15 septembre a décalé le calendrier à 2024 :

  • A partir du 1er juillet 2024 : obligation pour toutes les entreprises d’être en capacité de recevoir des factures électroniques.
  • Entre 2024 et 2026 : obligation progressive pour les entreprises d’émettre des factures électroniques en fonction de leur taille (1er juillet 2024 les GE, 1er janvier 2025 les ETI et 2026 les PME/TPE). 

Facture électronique : comment anticiper le changement ?

Le changement, c’est (presque) maintenant ! Ce qu’il faut retenir de ce rapide tour d’horizon, c’est que l’évolution réglementaire va bouleverser les pratiques. Mais il n’est pas nécessaire de la redouter pour autant. 

Les bénéfices de la dématérialisation ne sont plus à démontrer, en particulier dans la gestion des factures. La crise sanitaire est d’ailleurs venue souligner la nécessité de cette évolution pour faciliter le traitement et l’accès à l’information à distance. Réduction des erreurs et des pertes de document, facilité d’accès, possibilité de gérer les factures en télétravail, etc. Les avantages sont nombreux, alors pourquoi s’en priver ?

Freedz est une plateforme collaborative qui réunit les clients et leurs fournisseurs autour des factures qu’ils échangent.

En misant sur la facture électronique, en supprimant les freins liés au papier et aux nombreuses manipulations, Freedz simplifie la gestion des factures fournisseurs. Bonus non négligeable, son mode de fonctionnement se situe dans la droite ligne de ce qu’attend l’Etat pour 2024.

En alliant des formats de facture structurés, donc automatisés, et la gestion des PDF, Freedz vous permet d’anticiper le mode de fonctionnement souhaité par l’Etat, basé sur la facture électronique, tout en étant capable de recevoir des PDF en attendant que vos fournisseurs s’adaptent également.